Ile naprawdę kosztuje sklep B2B w trzy lata - pełny rachunek

Porównanie ofert na sklep B2B prawie zawsze wygląda tak samo: trzy liczby, trzy terminy, wybór najniższej. Potem, po dwóch latach, okazuje się, że najtańsza oferta kosztowała najwięcej.

Nie dlatego, że ktoś oszukał. Dlatego, że porównywano cenę wdrożenia, a nie koszt posiadania.

Poniżej pełny rachunek na trzy lata, z pozycjami, które w ofertach nie występują, bo nie są częścią wdrożenia. Liczby są orientacyjne i dotyczą średniej wielkości dystrybutora: kilka tysięcy indeksów, dwustu aktywnych kontrahentów, integracja z ERP.

Trzy modele, które realnie się rozważa

Model A: platforma abonamentowa B2B. Gotowe rozwiązanie w chmurze, płatne miesięcznie, z modułami B2B w standardzie.

Model B: gotowy silnik sklepowy plus rozszerzenia. Oprogramowanie na własnym serwerze, funkcje B2B dobudowane wtyczkami i pracą wdrożeniową.

Model C: rozwiązanie dedykowane. Pisane pod firmę, na własnym serwerze, bez licencji na oprogramowanie.

Pozycje, które trzeba policzyć

1. Wdrożenie

To jedyna liczba, która jest w ofercie.

• Model A: 20 000 do 45 000 zł (konfiguracja, integracja, migracja, wygląd)
• Model B: 35 000 do 70 000 zł
• Model C: 60 000 do 140 000 zł

2. Licencje i abonamenty

Tu zaczynają się różnice, które w trzyletnim horyzoncie przewracają ranking.

• Model A: abonament 1500 do 6000 zł miesięcznie, zależnie od obrotu, liczby użytkowników i modułów. Uwaga na rozliczenie od obrotu, bo oznacza, że koszt rośnie razem z sukcesem. W trzy lata: 54 000 do 216 000 zł.
• Model B: licencje rozszerzeń 4000 do 12 000 zł rocznie, z odnowieniami. W trzy lata: 12 000 do 36 000 zł.
• Model C: brak. 0 zł.

3. Integracja z ERP i jej utrzymanie

Wdrożenie integracji jest zwykle w ofercie. Jej utrzymanie nie.

Integracja wymaga opieki, bo ERP jest aktualizowany, pojawiają się nowe typy dokumentów, zmienia się kartoteka. Realny budżet to 200 do 600 zł miesięcznie albo pula godzin.

W trzy lata: 7 000 do 22 000 zł, we wszystkich modelach podobnie.

4. Hosting i infrastruktura

• Model A: wliczony w abonament
• Model B i C: serwer 150 do 800 zł miesięcznie zależnie od ruchu, plus kopie zapasowe, certyfikaty, monitoring. W trzy lata: 6 000 do 30 000 zł.

5. Opieka techniczna

Aktualizacje bezpieczeństwa, reakcja na awarie, drobne poprawki.

• Model A: zwykle w abonamencie, ale z ograniczeniem czasu reakcji
• Model B: to jest pozycja najczęściej niedoszacowana. Gotowy silnik wymaga aktualizacji, a każda aktualizacja to ryzyko dla rozszerzeń. 400 do 1200 zł miesięcznie. W trzy lata: 14 000 do 43 000 zł.
• Model C: 300 do 900 zł miesięcznie. W trzy lata: 11 000 do 32 000 zł.

6. Zmiany i rozwój

Ta pozycja jest największa po wdrożeniu i praktycznie nigdy nie pojawia się w porównaniach.

Sklep, który żyje, zmienia się: nowy dostawca, nowa grupa rabatowa, zmiana procesu, nowy typ dokumentu, wymaganie od dużego kontrahenta. Realnie jest to 20 do 60 godzin rocznie przy stawce 150 do 250 zł.

W trzy lata: 9 000 do 45 000 zł, we wszystkich modelach.

Różnica między modelami polega nie na liczbie godzin, tylko na tym, czy zmiana jest w ogóle wykonalna. W modelu A część zmian jest niemożliwa, bo platforma ich nie przewiduje, i wtedy kosztem nie są pieniądze, tylko proces obsługiwany dalej ręcznie.

7. Praca własna

Pozycja pomijana we wszystkich ofertach, a największa w pierwszym roku.

• Uporządkowanie danych produktowych: 100 do 400 godzin
• Uzupełnienie opisów i zdjęć: zależnie od asortymentu
• Testy i odbiory: 40 do 100 godzin
• Szkolenie zespołu i wdrożenie kontrahentów: 40 do 80 godzin

Nawet licząc ostrożnie po 80 zł za godzinę pracy własnej, to jest 15 000 do 45 000 zł w pierwszym roku. Te pieniądze nie wychodzą z firmy, ale wychodzi czas ludzi, którzy mogliby sprzedawać.

Rachunek zbiorczy

Scenariusz środkowy, bez skrajności:

Wniosek, który zaskakuje: w trzyletnim horyzoncie różnice są mniejsze, niż sugeruje cena wdrożenia. Model C, dwa razy droższy na starcie, wychodzi w sumie taniej od modelu A, bo nie ma abonamentu.

Gdzie ten rachunek się przechyla

Cztery zmienne, które przesuwają wynik najmocniej.

Obrót, jeśli abonament jest od niego liczony. Przy podwojeniu sprzedaży model A może zdrożeć o kilkadziesiąt tysięcy rocznie, podczas gdy pozostałe nie zmieniają się wcale. Przy planach wzrostu to jest pozycja, którą trzeba policzyć w scenariuszu optymistycznym, nie bieżącym.

Horyzont. W dwa lata model A zwykle wygrywa. W pięć lat przegrywa wyraźnie. Próg przełamania wypada najczęściej między trzecim a czwartym rokiem.

Nietypowość procesów. Im bardziej firma odbiega od standardu, tym gorzej wypadają modele A i B, bo każde odstępstwo jest obchodzeniem systemu. Przy procesach standardowych jest odwrotnie.

Kto będzie to obsługiwał. Jeśli w firmie nie ma nikogo od strony technicznej i nie będzie, model A przenosi to ryzyko na dostawcę i ta wartość nie jest widoczna w tabeli, a bywa decydująca.

Trzy koszty, o które nikt nie pyta

Koszt wyjścia. Ile kosztuje odejście od tego rozwiązania za trzy lata? W modelu A trzeba sprawdzić, czy da się wyeksportować pełne dane, łącznie z historią zamówień i dokumentami. Jeśli eksport jest ograniczony, jesteś związany mocniej, niż sugeruje umowa.

Koszt przestoju. Ile kosztuje firmę dzień niedziałającego sklepu B2B, gdy przechodzi przez niego połowa zamówień? Ta liczba powinna decydować o wyborze poziomu opieki, a zwykle nie jest w ogóle policzona.

Koszt braku funkcji. Jeśli platforma nie obsługuje limitów kupieckich tak, jak firma ich potrzebuje, proces zostaje ręczny. Dwie godziny dziennie pracy księgowości to około 40 000 zł w trzy lata. To jest realny koszt, tylko nie pojawia się na fakturze.

Jak porównywać oferty, żeby to miało sens

Praktyczna lista pytań do każdego oferenta:

1. Co dokładnie zawiera cena i co jest poza nią
2. Jakie są koszty cykliczne przez trzy lata, z rozbiciem
3. Czy abonament zależy od obrotu, liczby użytkowników albo liczby produktów
4. Ile kosztuje godzina zmian po wdrożeniu i jaki jest czas reakcji
5. Czy kod i dane są moją własnością i jak wygląda ich wydanie
6. Co się stanie, gdy będę chciał odejść, i w jakim formacie dostanę dane
7. Ile pracy po mojej stronie zakłada ta oferta

Pytanie siódme jest najważniejsze i najrzadziej zadawane. Oferta, która nie mówi nic o pracy własnej, nie znaczy że jej nie wymaga. Znaczy, że nie została policzona.

Często zadawane pytania

Czy rozwiązanie dedykowane zawsze wychodzi taniej w dłuższym okresie?

Nie, i to jest częste uproszczenie. Wychodzi taniej wtedy, gdy alternatywą jest abonament zależny od obrotu albo gdy procesy firmy odbiegają od standardu na tyle, że gotowa platforma wymaga obchodzenia. Przy standardowych procesach, niewielkiej skali i braku własnego zaplecza technicznego platforma abonamentowa bywa tańsza również po pięciu latach, bo przenosi na dostawcę koszty, które przy własnym rozwiązaniu trzeba ponieść samodzielnie.

Która pozycja jest najczęściej niedoszacowana?

Praca własna w pierwszym roku, głównie uporządkowanie danych produktowych. Przy kilku tysiącach indeksów bez kompletnych opisów, zdjęć i parametrów to są setki godzin pracy osób, które znają produkty, czyli zwykle tych samych, które sprzedają. Druga w kolejności jest pozycja na zmiany po wdrożeniu, bo w ofertach kończy się na odbiorze, a sklep żyje dalej i wymaga kilkudziesięciu godzin rocznie.

Ile realnie kosztuje utrzymanie sklepu B2B miesięcznie?

Bez abonamentu platformy, czyli przy rozwiązaniu na własnym serwerze, sensowny przedział to 800 do 2500 zł miesięcznie łącznie: hosting z kopiami, opieka techniczna z reakcją na awarie, utrzymanie integracji z ERP i niewielka pula godzin na drobne zmiany. Kwoty poniżej pięciuset złotych zwykle oznaczają, że któraś z tych pozycji nie jest pokryta i ujawni się przy pierwszej awarii.

Czy warto negocjować abonament platformy zależny od obrotu?

Warto i zwykle jest to możliwe, szczególnie przy dłuższej umowie. Kluczowe jest ustalenie górnego pułapu opłaty albo progów, powyżej których stawka procentowa maleje. Bez takiego zapisu wzrost sprzedaży o połowę oznacza wzrost kosztu o połowę, mimo że obsługa nie kosztuje dostawcy więcej. To jest jedyna pozycja w całym rachunku, która rośnie liniowo z sukcesem firmy.

Jak policzyć koszt przestoju sklepu B2B?

Najprościej przez udział kanału w sprzedaży: średnia dzienna wartość zamówień składanych przez portal pomnożona przez marżę, plus koszt pracy ludzi, którzy w tym czasie przyjmują zamówienia ręcznie. Przy dystrybutorze, u którego przez portal przechodzi połowa zamówień, jeden dzień przestoju to zwykle kwota porównywalna z rocznym kosztem dobrej opieki technicznej. Ta liczba powinna być argumentem przy wyborze poziomu wsparcia.

Co powinno być zapisane w umowie oprócz ceny?

Cztery rzeczy, które decydują o kosztach w kolejnych latach: własność kodu i danych wraz z trybem ich wydania, stawka i czas reakcji na zmiany po odbiorze, zakres i czas trwania gwarancji na wady oraz format eksportu danych na wypadek zakończenia współpracy. Brak któregokolwiek z tych punktów nie objawia się w pierwszym roku, tylko wtedy, gdy trzeba coś zmienić albo od kogoś odejść.

Podobne teksty z bloga

• Platforma B2B dla hurtowni - ile kosztuje - sam koszt wdrożenia w szczegółach
• Portal B2B dla dystrybutora - 12 pytań - decyzje, które kształtują ten budżet
• Integracja ERP ze sklepem B2B - najdroższy pojedynczy element
• Ile kosztuje utrzymanie strony rocznie - ten sam rachunek dla zwykłej strony