Integracja ERP ze sklepem B2B - Subiekt, Comarch, enova w praktyce

Pytanie, które pada na każdym pierwszym spotkaniu o portalu B2B: „Ile kosztuje podpięcie do naszego Subiekta?"

Uczciwa odpowiedź: od 6 do 40 tysięcy złotych i ta rozpiętość nie bierze się z widzimisię wykonawcy. Bierze się z czterech rzeczy, które trzeba ustalić, zanim padnie jakakolwiek liczba: co synchronizujemy, w którą stronę, jak często i czy ERP jest w ogóle osiągalny z zewnątrz.

Ten tekst rozkłada te cztery pytania na części i pokazuje, czym różnią się trzy systemy, które w polskich firmach handlowych spotyka się najczęściej.

Co się synchronizuje i w którą stronę

Zacznijmy od tego, bo tu rodzi się większość nieporozumień. „Integracja" to nie jest jedna rzecz. To od pięciu do dziewięciu osobnych przepływów, z których każdy ma swój kierunek, częstotliwość i cenę.

Dwa wiersze oznaczone jako trudne odpowiadają za większość różnicy w cenie. Wszystko, co idzie w paczce raz dziennie, jest tanie i przewidywalne. Wszystko, co musi być aktualne w sekundzie, w której klient patrzy na ekran, wymaga zupełnie innej architektury i innych zabezpieczeń na wypadek, gdy ERP nie odpowie.

Praktyczna rada: zacznij od zakresu bez tych dwóch pozycji, uruchom portal, a ceny indywidualne i limity dołóż w drugim etapie. Dzięki temu pierwsze wdrożenie kończy się po dwóch miesiącach, a nie po sześciu, i uczysz się na działającym systemie.

Trzy systemy, trzy różne historie

Subiekt GT i Subiekt nexo (InsERT)

Najpopularniejszy system w małych i średnich firmach handlowych w Polsce. Dwie drogi dostępu:

Sfera to dokupowany moduł programistyczny, oficjalny sposób na sterowanie Subiektem z zewnątrz. Zaleta: operacje przechodzą przez logikę systemu, więc dokument wystawiony przez Sferę jest poprawny tak samo jak wystawiony ręcznie. Wada: działa w technologii Windows i wymaga usługi pośredniczącej postawionej na maszynie w firmie, co oznacza dodatkowy element do utrzymania. Wydajność przy dużych wolumenach bywa ograniczeniem.

Bezpośredni odczyt bazy jest szybki i nie wymaga licencji na Sferę. Nadaje się do czytania: stanów, cen, kontrahentów. Do zapisu nie należy go używać, bo pominięcie logiki systemu potrafi utworzyć dokument, którego Subiekt potem nie rozumie. Druga pułapka: przy aktualizacji wersji struktura bazy się zmienia i integracja przestaje działać w dniu, w którym ktoś kliknie „aktualizuj".

Częsty układ, który działa dobrze: czytanie bezpośrednio z bazy, zapis zamówień przez Sferę.

Koszt integracji: zwykle 8 do 20 tysięcy złotych plus licencja Sfery po stronie klienta.

Comarch ERP Optima i XL

Optima obsługuje wymianę danych, ale możliwości zależą od posiadanych modułów, a te bywają dokupowane osobno. To jest najczęstsza niespodzianka budżetowa w projektach z Comarchem: wycena powstaje, potem okazuje się, że potrzebny moduł nie jest w licencji, i pojawia się pozycja, której nikt nie przewidział. Sprawdzenie zakresu licencji przed wyceną oszczędza tę rozmowę.

XL jest systemem większym i możliwości integracyjne ma szersze, ale i wdrożenia są bardziej złożone. Przy XL prawie zawsze po stronie klienta istnieje partner wdrożeniowy Comarcha i kluczowe staje się coś niesprzętowego: czy ten partner będzie współpracował. Projekt, w którym dwie firmy zewnętrzne przerzucają się odpowiedzialnością, potrafi stanąć na miesiąc.

Koszt integracji: Optima zwykle 10 do 25 tysięcy, XL od 20 tysięcy w górę, z dużym rozrzutem zależnym od stopnia dostosowania systemu u klienta.

enova365 (Soneta)

Z tej trójki technicznie najprzyjemniejsza. Udostępnia interfejs w nowoczesnym standardzie, dokumentacja jest dostępna, a model danych czytelny. Uwierzytelnianie i uprawnienia są rozwiązane porządnie, co ma znaczenie, gdy sklep ma sięgać po salda kontrahentów.

Pułapka jest inna niż w poprzednich przypadkach: enova jest mocno konfigurowalna, więc dwie firmy używające tej samej wersji mogą mieć zupełnie inaczej zorganizowane dane. Wycena bez obejrzenia konkretnej instalacji jest przy enovie najmniej wiarygodna z całej trójki.

Koszt integracji: zwykle 6 do 18 tysięcy złotych.

A jeśli ERP jest napisany na zamówienie albo nie ma go wcale

System dedykowany sprzed lat. Kluczowe pytanie brzmi nie „czy ma interfejs", tylko „czy ktokolwiek nim się jeszcze opiekuje". Jeśli tak, integracja bywa prostsza niż z systemem pudełkowym, bo można dopisać dokładnie to, co potrzebne. Jeśli autor jest nieosiągalny, doliczaj czas na rozpracowanie bazy i licz się z tym, że część rzeczy pozostanie niejasna.

Brak ERP, wszystko w arkuszach. To nie jest przeszkoda, ale zmienia projekt: sklep staje się źródłem prawdy o stanach i cenach, a nie ich odbiorcą. Trzeba wtedy świadomie zaprojektować, kto i jak wprowadza dane, i przewidzieć, co się stanie, gdy firma za dwa lata kupi ERP. Prosty zabieg, który to ratuje: trzymać dane produktowe w strukturze, którą da się wyeksportować, i nie zaszywać reguł cenowych w szablonach strony.

Cztery pułapki, które kosztują najwięcej

1. ERP stoi w serwerowni bez publicznego adresu

To jest sytuacja domyślna w większości firm i bardzo często pomijana w wycenie. Serwer z ERP stoi w biurze, za routerem, bez adresu dostępnego z internetu.

Rozwiązania, w kolejności od najlepszego:

• Usługa pośrednicząca po stronie firmy, która sama nawiązuje połączenie na zewnątrz i wystawia tylko to, co potrzebne. Bezpieczne, bo nie trzeba otwierać nic z internetu do środka.
• Tunel szyfrowany między serwerem sklepu a siecią firmy. Działa, ale wymaga kogoś, kto to utrzyma.
• Przekierowanie portu na routerze. Proste i najgorsze z możliwych, bo wystawia bazę danych do internetu. Widuję to i za każdym razem odradzam.

Ta pozycja to zwykle 3 do 8 tysięcy złotych, których nie ma w pierwszej wycenie, jeśli nikt nie zapytał o topologię sieci.

2. Ten sam produkt pod trzema symbolami

Klasyka firm, które działają od kilkunastu lat: produkt wprowadzony trzy razy, bo za każdym razem przez kogo innego, z innym symbolem i inną nazwą. W ERP to przeżywalne, bo handlowiec wie, który jest właściwy. W sklepie oznacza trzy karty produktu, trzy razy podzielony stan i klienta, który zamawia z pozycji, na której stan jest zerowy.

Porządkowanie kartoteki jest osobnym etapem projektu i trzeba go wycenić osobno. Próba „przy okazji" kończy się tym, że sklep publikuje bałagan w ładniejszej oprawie.

3. Jednostki miary i przeliczniki

Produkt sprzedawany na metry, magazynowany w rolkach po 50 metrów, zamawiany przez klienta w sztukach. Trzy jednostki, dwa przeliczniki i zaokrąglenia, które muszą się zgadzać między sklepem a ERP co do grosza.

Jeśli w asortymencie są opakowania zbiorcze, palety, metry bieżące lub kwadratowe, to jest osobna pozycja w wycenie, nie szczegół.

4. Co się dzieje przy awarii synchronizacji

Pytanie, które trzeba zadać wykonawcy: „co się stanie, gdy synchronizacja padnie o drugiej w nocy".

Odpowiedź, która wystarcza: zadanie próbuje ponownie z rosnącym odstępem, po trzeciej nieudanej próbie wysyła powiadomienie, ostatnie poprawne dane zostają na miejscu zamiast zostać wyczyszczone, a w panelu widać datę ostatniej udanej synchronizacji.

Ostatni element jest najważniejszy i najczęściej pomijany. Bez widocznej daty ostatniej synchronizacji nikt nie zauważy, że stany stoją od czterech dni, dopóki klient nie zamówi czegoś, czego nie ma.

Ile to kosztuje, uczciwie

Rozkład typowego budżetu integracji przy średniej wielkości dystrybutorze:

Dwie pozycje, które klienci najchętniej wycinają z budżetu, to obsługa błędów i testy na danych historycznych. To są dokładnie te dwie pozycje, których wycięcie mści się najbardziej, bo pierwsza decyduje o tym, czy awarię zauważysz, a druga o tym, czy ceny na fakturach będą się zgadzać.

Koszt bieżący, o którym też warto wiedzieć: integracja wymaga opieki. Aktualizacja ERP, zmiana w kartotece, nowy typ dokumentu. Sensowny budżet to 200 do 600 zł miesięcznie albo pula godzin do wykorzystania.

Kolejność, która się sprawdza

1. Obejrzeć instalację ERP, nie tylko usłyszeć nazwę. Wersja, moduły, sposób dostępu, kto się nim opiekuje.
2. Wyeksportować próbkę danych i obejrzeć ją: sto towarów, pięćdziesięciu kontrahentów, dwadzieścia zamówień. Wady widać natychmiast.
3. Uruchomić przepływy jednokierunkowe, tylko z ERP do sklepu, na środowisku testowym. Nic nie może się zepsuć, bo nic nie jest zapisywane.
4. Dołożyć zapis zamówień i przetestować na zamówieniach wewnętrznych przed otwarciem dla klientów.
5. Dopiero potem ceny indywidualne i limity, na działającym już systemie.
6. Test na historii: przeliczyć zamówienia z ostatniego kwartału i porównać wyniki z wystawionymi fakturami. Zgodność co do grosza albo szukamy różnicy.

Punkt szósty jest tym, który odróżnia wdrożenie gotowe od wdrożenia, które wygląda na gotowe.

Często zadawane pytania

Ile trwa integracja sklepu B2B z ERP?

Przy zakresie podstawowym, czyli towary, stany, ceny katalogowe i zamówienia, realny termin to 3 do 6 tygodni od momentu uzyskania dostępu do systemu. Pełny zakres z cenami indywidualnymi, saldami i limitami kupieckimi to 8 do 16 tygodni. Największym czynnikiem opóźniającym nie jest programowanie, tylko czekanie na dostępy i na rozstrzygnięcia po stronie firmy, dlatego warto wyznaczyć jedną osobę decyzyjną, dostępną regularnie.

Czy trzeba kupować dodatkowe licencje na integrację?

Często tak i warto to sprawdzić przed podpisaniem umowy na wdrożenie. Subiekt wymaga licencji na Sferę, jeśli integracja ma zapisywać dokumenty. Comarch Optima może wymagać modułu, który nie jest w podstawowym pakiecie. enova365 udostępnia interfejs zwykle bez dodatkowej opłaty, ale zakres zależy od wariantu licencji. Pytanie do dostawcy ERP o koszt dostępu programistycznego powinno paść na samym początku.

Czy lepiej synchronizować dane w paczkach, czy na żywo?

Model mieszany sprawdza się najlepiej u większości dystrybutorów. Dane, które zmieniają się rzadko, czyli kartoteka i ceny katalogowe, wystarczy odświeżać raz dziennie w nocy. Stany magazynowe co kilka do kilkunastu minut. Na żywo odpytuje się tylko to, gdzie pomyłka jest kosztowna: cenę indywidualną w momencie dodania do koszyka i saldo przy składaniu zamówienia. Synchronizacja wszystkiego na żywo obciąża ERP i sprawia, że sklep pada razem z nim.

Co zrobić, gdy ERP nie odpowiada?

Sklep musi działać dalej w trybie ograniczonym, a nie pokazywać błąd. Katalog i ceny katalogowe serwowane z kopii, koszyk przyjmujący zamówienie do kolejki, komunikat dla klienta, że potwierdzenie dostępności przyjdzie z opóźnieniem, oraz powiadomienie dla obsługi. Po powrocie ERP kolejka jest przetwarzana automatycznie. Ten scenariusz trzeba zaprojektować na początku, bo dokładanie go później oznacza przebudowę obsługi zamówień.

Czy integrację da się zrobić gotową wtyczką?

Dla prostych przypadków tak i bywa to rozsądny wybór, zwłaszcza przy popularnych zestawieniach typu sklep na WooCommerce plus Subiekt. Wtyczka przestaje wystarczać, gdy pojawiają się wielopoziomowe rabaty, limity kupieckie albo nietypowe jednostki miary, bo wtedy zaczyna się jej obchodzenie kolejnymi dodatkami. Reguła praktyczna: jeśli do działania potrzeba trzech wtyczek i poprawek w każdej z nich, rozwiązanie dedykowane wychodzi taniej w rachunku trzyletnim.

Kto powinien być właścicielem danych po wdrożeniu?

ERP pozostaje źródłem prawdy dla towarów, cen, kontrahentów i dokumentów, a sklep jest jego odbiorcą i miejscem, gdzie powstają zamówienia. Wyjątkiem są dane, których ERP nie prowadzi: opisy marketingowe, zdjęcia, powiązania między produktami, treści pomocnicze. Te powinny mieszkać po stronie sklepu i nie być nadpisywane przy każdej synchronizacji, bo inaczej praca włożona w opisy znika po najbliższej nocy.

Podobne teksty z bloga

• Portal B2B dla dystrybutora - 12 pytań - decyzje przed rozpoczęciem projektu
• Platforma B2B dla hurtowni - ile kosztuje - budżet całego wdrożenia
• B2B vs B2C e-commerce - skąd biorą się te wszystkie różnice
• Ustawnik.pl - case study portalu B2B - jak to wyglądało w praktyce