Cenniki indywidualne w hurtowni online - jak zapisać reguły, które siedzą w głowie handlowca

Najczęstszy powód, dla którego portal B2B stoi pusty, nie brzmi „jest brzydki" ani „jest wolny". Brzmi: kontrahent zalogował się, zobaczył cenę katalogową zamiast swojej i uznał, że to nie jest narzędzie dla niego.

Druga wizyta już się nie odbywa. Wraca telefon do opiekuna.

Cena indywidualna jest w B2B tym, czym w sklepie detalicznym jest przycisk „kup teraz". Bez niej portal jest katalogiem, a katalog już był, tylko w PDF i taniej.

Ten tekst jest o tym, jak rozpisać rabatowanie na reguły, które da się zaprogramować, i jak sprawdzić, że wyliczają to samo, co dotąd wychodziło na fakturach.

Sześć warstw, które trzeba złożyć w jedną liczbę

W typowej hurtowni cena, którą widzi kontrahent, powstaje z kilku niezależnych mechanizmów. Rzadko ktoś je wypisał w jednym miejscu.

1. Cena bazowa z kartoteki, czyli punkt wyjścia
2. Grupa cenowa kontrahenta (A, B, C albo hurt, detal, partner)
3. Rabat na grupę towarową przypisany do tego kontrahenta
4. Rabat indywidualny na konkretny indeks, zwykle wynegocjowany
5. Promocja okresowa, ograniczona datami
6. Próg ilościowy, czyli rabat od wolumenu

Do tego dochodzą dwa modyfikatory, o których łatwo zapomnieć: cena specjalna na zamówienie, ustalana przez handlowca poza systemem, oraz cena z umowy ramowej, obowiązująca bez względu na wszystko powyżej.

Kolejność naliczania decyduje o wyniku

To jest miejsce, w którym projekty przewracają się najczęściej, bo wydaje się szczegółem, a nie jest.

Rabat 10 procent i rabat 5 procent naliczone kaskadowo dają łącznie 14,5 procenta, nie 15. Na pojedynczej pozycji to grosze. Na zamówieniu za 80 tysięcy to 400 złotych różnicy i telefon z księgowości kontrahenta.

Trzy modele, które spotyka się w praktyce:

• Kaskada: każdy kolejny rabat liczony od ceny już obniżonej. Najczęstszy, ale trzeba znać kolejność.
• Suma: rabaty dodają się i są naliczane raz od ceny bazowej. Prostszy w komunikacji z klientem.
• Najlepszy z dostępnych: stosowany jest tylko jeden, ten korzystniejszy dla kontrahenta. Najłatwiejszy do wytłumaczenia i najmniej podatny na pomyłki.

Nie ma modelu poprawnego. Jest model, który firma stosuje dziś, i jego trzeba odtworzyć. Pytanie do zadania brzmi nie „jak to powinno działać", tylko „jak wyszło na fakturze numer X z marca".

Przy okazji warto to opisać w regulaminie portalu i pokazać kontrahentowi rozbicie ceny. Kolumna „cena katalogowa, Twój rabat, cena dla Ciebie" usuwa całą kategorię reklamacji i jednocześnie pokazuje wartość rabatu, którego klient wcześniej nie widział.

Zaokrąglenia, netto i brutto

Nudne, a odpowiada za większość rozbieżności o grosze między portalem a systemem księgowym.

Kiedy zaokrąglamy. Po każdej warstwie rabatu czy dopiero na końcu? Różnica potrafi wynieść kilka groszy na pozycji i kilkanaście złotych na dużym zamówieniu.

Do ilu miejsc. Cena jednostkowa w hurcie bywa liczona do czterech miejsc po przecinku, a wartość pozycji do dwóch. Jeśli portal liczy do dwóch, a ERP do czterech, sumy się rozjadą.

Netto czy brutto. W B2B prawie zawsze netto i tak powinien być domyślny widok, ale przy kontrahentach będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność bywa inaczej. Przełącznik netto i brutto w portalu to funkcja tania, a ratuje przed pomyłkami.

Zaokrąglenie wartości zamówienia. Suma pozycji zaokrąglonych osobno nie zawsze równa się zaokrąglonej sumie. To musi być rozstrzygnięte tak samo, jak robi to ERP, inaczej każde zamówienie będzie się różnić o grosz.

Jak wyciągnąć reguły, których nikt nie spisał

Częsta sytuacja: reguły istnieją wyłącznie jako praktyka działu handlowego. Pani Basia wie, że ten klient ma zawsze 12 procent, ale na kable 18, a w grudniu dostaje jeszcze dwa punkty.

Metoda, która działa, w trzech krokach:

Krok 1: wywiad na przykładach, nie na abstrakcji

Nie pytaj „jak wygląda Wasza polityka rabatowa", bo odpowiedź będzie ogólna i niepełna. Pytaj o konkret: weź pięć faktur z zeszłego miesiąca i przy każdej pozycji zapytaj, skąd wzięła się ta cena.

Po pięciu fakturach wypływa zwykle osiemdziesiąt procent reguł, łącznie z takimi, o których nikt by sam nie wspomniał, bo są oczywiste dla osób w firmie.

Krok 2: spisanie w formie tabeli decyzyjnej

Każda reguła jako wiersz: warunek, działanie, priorytet, data obowiązywania. Bez zdań, bez „zwykle", bez „to zależy".

Wiersze, przy których pojawia się „to zależy od sytuacji", trafiają na osobną listę i o nich będzie za chwilę.

Krok 3: test na danych historycznych

Ten krok jest obowiązkowy i regularnie wycinany z budżetu.

Bierzemy wszystkie pozycje zamówień z ostatniego kwartału, przepuszczamy przez nowe reguły i porównujemy z tym, co faktycznie zostało zafakturowane. Wynik przedstawiamy jako listę rozbieżności.

Typowy pierwszy przebieg daje zgodność na poziomie 85 do 95 procent. Te brakujące kilka procent to nie są błędy programu. To są reguły, których nikt nie wymienił, i dlatego ten test jest najcenniejszym elementem całego projektu. Po dwóch, trzech iteracjach dochodzi się do zgodności powyżej 99 procent, a pozostałe przypadki okazują się zwykle jednorazowymi ustępstwami handlowca.

Co zrobić z przypadkami, których nie da się zapisać regułą

Zawsze zostanie garść sytuacji nieformalizowalnych: klient bierze całą paletę, więc dostaje coś ekstra, albo trwa negocjacja i cena jest tymczasowa.

Trzy sposoby obsługi, wszystkie lepsze niż udawanie, że tych przypadków nie ma:

Cena specjalna z terminem ważności. Handlowiec może ustawić cenę poza regułami, ale musi podać datę końcową. System sam ją wygasza. To zapobiega sytuacji, w której cena ustalona trzy lata temu wciąż obowiązuje, bo nikt jej nie odwołał.

Zapytanie o wycenę zamiast ceny. Dla wybranych grup towarowych portal nie pokazuje ceny, tylko przycisk prowadzący do handlowca. Uczciwe i lepsze niż pokazanie ceny, która i tak będzie negocjowana.

Koszyk do akceptacji. Kontrahent składa zamówienie, trafia ono do handlowca, ten może skorygować ceny i odesłać do potwierdzenia. Wolniejsze, ale przy dużych zamówieniach akceptowalne i nadal szybsze niż wymiana maili.

Wydajność, czyli gdzie to boli przy dużym katalogu

Przy trzydziestu tysiącach indeksów i sześciu warstwach rabatów naiwne rozwiązanie zabija stronę. Widok kategorii z dwudziestoma produktami oznacza dwadzieścia razy przeliczenie pełnego zestawu reguł, a jeśli któraś warstwa wymaga zapytania do ERP, to dwadzieścia zapytań na jedno wyświetlenie.

Co działa:

• Przeliczenie wstępne cen dla grup cenowych raz na dobę i trzymanie wyniku gotowego. Pokrywa większość kontrahentów.
• Odpytywanie na żywo tylko przy rabatach indywidualnych, i to dopiero na karcie produktu oraz w koszyku, nie na liście.
• Pamięć podręczna na poziomie kontrahenta, unieważniana przy zmianie jego warunków handlowych.
• Cena w koszyku ustalana ponownie przy składaniu zamówienia, żeby nie utrwalić ceny sprzed tygodnia z porzuconego koszyka.

Ostatni punkt jest zarówno techniczny, jak i prawny: kontrahent nie powinien złożyć zamówienia po cenie, która już nie obowiązuje, ale też nie powinien zostać zaskoczony podwyżką w momencie zatwierdzania. Rozwiązanie, które jest uczciwe wobec obu stron: cena zablokowana na czas trwania sesji koszyka, z widocznym komunikatem przy zmianie.

Ile to kosztuje

Reguły cenowe wyceniane osobno, bo bywają większą częścią projektu niż sam sklep:

Do ostatniej pozycji wliczony jest test na danych historycznych, który przy mniejszych zakresach bywa pomijany. Jeśli w ofercie nie ma tej linii, warto zapytać, kto sprawdzi, że ceny się zgadzają, bo domyślną odpowiedzią jest „klient po wdrożeniu".

Często zadawane pytania

Skąd portal ma brać ceny indywidualne: z ERP czy z własnej bazy?

Najbezpieczniejszy jest model mieszany. Ceny katalogowe i rabaty grupowe kopiowane z ERP raz na dobę i serwowane z kopii, bo muszą być szybkie i zmieniają się rzadko. Rabaty indywidualne odpytywane na żywo przy karcie produktu i w koszyku, bo błąd na nich jest kosztowny. Trzymanie wszystkiego wyłącznie w portalu prowadzi do rozjeżdżania się cen, a odpytywanie wszystkiego na żywo obciąża ERP i spowalnia katalog.

Czy kontrahent powinien widzieć cenę katalogową obok swojej?

W większości przypadków tak i zwykle działa to na korzyść sprzedawcy. Rozbicie w postaci ceny katalogowej, wysokości rabatu i ceny końcowej uwidacznia wartość warunków handlowych, które kontrahent ma, a o których na co dzień nie myśli. Wyjątkiem są sytuacje, w których różnice między kontrahentami są duże i drażliwe. Wtedy lepiej pokazać samą cenę obowiązującą, bez porównania.

Co zrobić, gdy handlowcy nie potrafią podać reguł?

Nie pytać o reguły, tylko o przykłady. Pięć faktur z ostatniego miesiąca i pytanie przy każdej pozycji, skąd wzięła się ta cena, wydobywa większość logiki w dwie godziny. Reszta wychodzi przy teście na danych historycznych, gdzie każda rozbieżność między wyliczeniem systemu a rzeczywistą fakturą wskazuje regułę, której nikt nie wymienił. To jest normalny przebieg projektu, a nie oznaka złej współpracy.

Czy da się to zrobić na gotowej wtyczce do WooCommerce?

Do poziomu grup cenowych i rabatów na kategorie zwykle tak i jest to rozsądny wybór przy mniejszej skali. Problem zaczyna się przy rabatach indywidualnych na indeks połączonych z progami ilościowymi i promocjami okresowymi, bo wtedy kolejność naliczania przestaje być sterowalna, a każda wtyczka rozumie ją po swojemu. Sygnał ostrzegawczy: jeśli do uzyskania właściwej ceny potrzeba dwóch wtyczek rabatowych naraz, wynik przestanie być przewidywalny.

Jak często aktualizować ceny w portalu?

Ceny katalogowe raz na dobę, w nocy, wystarczają w zdecydowanej większości hurtowni. Zmiany warunków indywidualnych powinny działać natychmiast, bo zwykle są wynikiem rozmowy z klientem, który zaraz potem wejdzie do portalu sprawdzić. Osobno warto przewidzieć tryb pilnej aktualizacji dla sytuacji, gdy dostawca podnosi ceny w trakcie dnia, bo bez niego portal sprzedaje przez kilkanaście godzin poniżej kosztu.

Co z cenami w walucie obcej?

Trzeba rozstrzygnąć trzy rzeczy przed wdrożeniem: skąd pochodzi kurs, na którą datę jest pobierany oraz czy kontrahent widzi cenę w walucie, czy w złotych po przeliczeniu. Najczęstszy błąd to przeliczanie po kursie z dnia wyświetlenia i fakturowanie po kursie z dnia wystawienia dokumentu, co daje różnice, których nikt nie umie potem wyjaśnić. Zasada, która porządkuje temat: kurs obowiązujący dla zamówienia jest ustalany w chwili jego złożenia i zapisywany razem z nim.

Podobne teksty z bloga

• Integracja ERP ze sklepem B2B - skąd te ceny w ogóle przychodzą
• Portal B2B dla dystrybutora - 12 pytań - decyzje przed startem projektu
• Platforma B2B dla hurtowni - ile kosztuje - budżet całego wdrożenia
• B2B vs B2C e-commerce - dlaczego w detalu tego problemu nie ma