Portal B2B dla dystrybutora - 12 pytań, które trzeba zadać przed wdrożeniem

Dystrybutor części technicznych, 900 kontrahentów, sześć osób na dziale handlowym: „Mamy sklep B2B od trzech lat. Handlowcy i tak przyjmują zamówienia mailem, bo w portalu nie widać indywidualnych cen. Czyli zapłaciliśmy za katalog online."

To najczęstszy sposób, w jaki portal B2B umiera. Nie pada, nie ma awarii, po prostu nikt z niego nie korzysta, bo nie robi tego jednego, czego kontrahent potrzebuje.

Ten tekst nie jest o cenach. Widełki kosztowe rozpisałem osobno w Platforma B2B dla hurtowni - ile kosztuje. Ten jest o dwunastu pytaniach, które trzeba mieć rozstrzygnięte, zanim ktokolwiek napisze pierwszą linijkę kodu. Kolejność ma znaczenie: pytania 1-4 decydują o tym, czy projekt ma sens, 5-9 o tym, ile będzie kosztował, 10-12 o tym, czy przeżyje pierwszy rok.

Pytania 1-4: czy ten projekt w ogóle ma sens

1. Ilu kontrahentów zamawia dziś regularnie, a ilu jest w bazie?

To nie jest to samo i różnica bywa dramatyczna. Baza ma 900 rekordów, ale zamówienie w ostatnim kwartale złożyło 180 firm. Portal budujesz dla tych 180, nie dla 900.

Dlaczego to pierwsze pytanie: koszt wdrożenia jest prawie niezależny od liczby kontrahentów, ale zwrot już nie. Przy 180 aktywnych firmach i średnio ośmiu zamówieniach rocznie masz 1440 transakcji do przeniesienia z maila i telefonu do systemu. Przy 25 aktywnych firmach nie masz czego automatyzować i lepszym rozwiązaniem jest dobry cennik w PDF plus formularz.

Liczba, która naprawdę decyduje: ile godzin miesięcznie dział handlowy spędza na przepisywaniu zamówień. Jeśli mniej niż 20, portal się nie zwróci na oszczędności czasu i musi się zwrócić na czymś innym (dostępność 24/7, mniej pomyłek, wejście na nowe rynki).

2. Co kontrahent robi dziś, czego nie będzie mógł zrobić w portalu?

Tu ginie większość wdrożeń. Handlowiec przez telefon potrafi:

• dać rabat poza cennikiem, bo klient bierze całą paletę
• powiedzieć „tego nie ma, ale mam zamiennik"
• przyjąć zamówienie na produkt, którego nie ma w systemie
• przesunąć termin płatności o dwa tygodnie

Jeśli portal nie umie żadnej z tych rzeczy, kontrahent wraca do telefonu przy pierwszej nietypowej sytuacji. A potem już nie wraca do portalu.

Wniosek praktyczny: wypisz pięć najczęstszych odstępstw od standardowego procesu i zdecyduj przy każdym: obsługujemy w portalu, czy świadomie kierujemy do handlowca. Trzecia opcja, czyli „jakoś się ułoży", oznacza że się nie ułoży.

3. Kto jest właścicielem ceny: ERP czy portal?

Musi być jedna odpowiedź i musi być podjęta na początku, bo przebudowa tego później to przepisanie połowy systemu.

• ERP jest właścicielem: portal pyta ERP o cenę przy każdym wyświetleniu produktu. Zawsze aktualna, ale portal jest tak szybki jak ERP i pada razem z nim.
• Portal jest właścicielem: cenniki są kopiowane do portalu cyklicznie. Szybko i odpornie, ale przez okno synchronizacji ceny mogą się rozjechać.
• Model mieszany: ceny katalogowe w portalu (kopia), ceny i rabaty indywidualne odpytywane na żywo przy dodawaniu do koszyka.

W praktyce model mieszany wygrywa u większości dystrybutorów, bo katalog musi być szybki, a błąd na cenie indywidualnej jest znacznie droższy niż błąd na cenie katalogowej.

4. Czy handlowcy będą mieli w portalu interes, czy tylko dodatkową pracę?

Portal B2B, który zabiera handlowcowi prowizję od zamówień złożonych online, nie zostanie wdrożony. Handlowcy go zablokują, nie otwarcie, tylko przez to, że nigdy nie powiedzą klientowi o jego istnieniu.

Rozwiązania, które działają: zamówienie z portalu liczy się do prowizji opiekuna konta, handlowiec ma w portalu widok „zamów w imieniu klienta", panel pokazuje mu, co jego klienci oglądali i nie kupili.

To jest pytanie organizacyjne, nie techniczne, i dlatego zwykle nikt go nie zadaje na spotkaniu z wykonawcą.

Pytania 5-9: ile to będzie kosztowało

5. Jaki ERP i w jakiej wersji?

Nazwa nie wystarcza. Znaczenie ma wersja i sposób dostępu.

• Subiekt GT / Subiekt nexo - integracja przez Sferę (dokupowany moduł programistyczny) albo przez bezpośredni odczyt bazy. Sfera jest wolniejsza, ale bezpieczna. Odczyt bazy jest szybki, ale przy aktualizacji Subiekta potrafi się rozsypać.
• Comarch ERP Optima / XL - API działa, ale wymaga licencji na moduł integracyjny. To bywa niemiłą niespodzianką przy wycenie.
• enova365 - REST API w standardzie, najprzyjemniejszy przypadek z tej trójki.
• System napisany kiedyś na zamówienie - realny koszt zależy od tego, czy ktokolwiek nim jeszcze się opiekuje. Jeśli nie, doliczaj czas na odkrycie, jak on w ogóle działa.
• Brak ERP, wszystko w Excelu - to nie jest przeszkoda, ale portal staje się wtedy źródłem prawdy o stanach i trzeba to zaprojektować świadomie.

Pytanie, które oszczędza tygodnie: czy ERP może być odpytywany z zewnątrz, czy stoi w serwerowni bez publicznego adresu? W drugim przypadku potrzebny jest pośrednik po stronie firmy i to jest osobna pozycja w budżecie.

6. Ile masz indeksów i jak wygląda karta produktu?

Trzy tysiące indeksów z opisami i zdjęciami to inny projekt niż czterdzieści tysięcy indeksów, z których połowa ma tylko symbol producenta.

Sprawdź uczciwie: ile produktów ma zdjęcie, ile ma opis dłuższy niż nazwa, ile ma parametry techniczne w polach, a ile w pliku PDF. Jeśli odpowiedź brzmi „mało", to uzupełnienie danych produktowych będzie większą częścią projektu niż sam portal i lepiej wiedzieć to w sierpniu niż w grudniu.

7. Jak liczone są ceny i czy da się to zapisać regułami?

Klasyczny zestaw u dystrybutora: cena bazowa, grupa rabatowa kontrahenta, rabat na grupę towarową, rabat indywidualny na indeks, promocja okresowa, próg ilościowy. Sześć warstw, które trzeba złożyć w jedną liczbę.

Pytanie brzmi: czy istnieje reguła, która to składa, czy w praktyce decyduje pani Basia, która to wszystko pamięta.

Jeśli decyduje pani Basia, projekt ma ukryty etap: wyciągnięcie reguł z jej głowy i zapisanie ich jako logiki. To jest do zrobienia, ale trwa i trzeba je potem przetestować na realnych zamówieniach z zeszłego roku, sprawdzając, czy system wylicza to samo, co było na fakturach.

8. Płatności: przedpłata, przelew, czy limit kupiecki?

Limit kupiecki zmienia projekt najmocniej ze wszystkich funkcji B2B. Portal musi wtedy znać saldo kontrahenta, jego przeterminowane faktury i przyznany limit, a to znaczy stałą synchronizację z księgowością, nie tylko z magazynem.

Minimum, które trzeba rozstrzygnąć: co się dzieje, gdy kontrahent przekroczy limit w trakcie składania zamówienia. Blokada? Zamówienie idzie do akceptacji? Przechodzi, ale z flagą?

9. Kto wgra dane i kto sprawdzi, że są poprawne?

Migracja to nie jest „przeniesiemy bazę". To dopasowanie struktur, które nigdy nie pasują: kontrahenci z duplikatami, ten sam produkt pod trzema symbolami, adresy dostawy w polu z uwagami.

Dobrą praktyką jest migracja próbna na 200 rekordach, obejrzana przez kogoś z działu handlowego, zanim ruszy pełna. Ten jeden dzień oszczędza tydzień poprawek.

Pytania 10-12: czy to przeżyje pierwszy rok

10. Kto utrzymuje portal po odbiorze?

Trzy możliwe odpowiedzi i każda ma konsekwencje:

• Wykonawca na umowie SLA - najspokojniej, ale to koszt stały. Sensowne widełki to 150 do 600 zł miesięcznie zależnie od czasu reakcji i tego, czy drobne zmiany są wliczone.
• Ktoś u Ciebie w firmie - działa, jeśli ta osoba istnieje i ma czas. Wymaga dokumentacji i przekazania wiedzy jako osobnego etapu projektu.
• Nikt, zgłosimy się jak coś padnie - realny wybór przy małej skali, pod warunkiem że masz backupy i dostęp do kodu.

Ostatni punkt jest niepodlegający negocjacji: kod i dostępy muszą być Twoje od pierwszego dnia. Repozytorium na Twoim koncie, serwer na Twojej fakturze, klucze u Ciebie. Wykonawca ma dostęp na czas prac.

11. Co się stanie, gdy ERP będzie niedostępny?

ERP bywa niedostępny: aktualizacja, przeniesienie serwera, awaria łącza w siedzibie. Portal musi wtedy zrobić coś sensownego.

Wersja minimalna: katalog i ceny katalogowe działają z kopii, koszyk przyjmuje zamówienie i kolejkuje je do wysłania, kontrahent widzi komunikat, że potwierdzenie stanu przyjdzie z opóźnieniem.

Wersja, którą widuje się najczęściej i która kosztuje sprzedaż: biały ekran.

12. Po czym poznasz za rok, że to się opłaciło?

Ustal miarę przed startem, bo po fakcie każdy znajdzie liczbę, która pasuje do tezy.

Sensowne miary dla dystrybutora:

• udział zamówień złożonych bez udziału handlowca (start zwykle 0, po roku realnie 30 do 50 procent przy dobrym wdrożeniu)
• liczba korekt faktur z powodu błędnej pozycji (powinna spaść, bo klient wybiera z katalogu zamiast dyktować symbol przez telefon)
• średnia wartość zamówienia (w portalu zwykle rośnie, bo widać powiązane produkty i progi ilościowe)
• czas od złożenia zamówienia do wystawienia dokumentu

Nie: liczba odsłon. Nie: czas na stronie. To są miary dla sklepu B2C.

Jak to wyglądało u nas

Ustawnik.pl to portal B2B na WooCommerce dla sześciu marek, z podziałem katalogu i osobnymi warunkami handlowymi. Największa część pracy nie poszła na sklep, tylko właśnie na te pytania: jak rozdzielić marki, kto widzi jaką cenę, co się dzieje z zamówieniem mieszanym.

To jedyne wdrożenie B2B, które mogę pokazać publicznie z nazwą. Dwa kolejne projekty w tym obszarze są w toku, ale objęte ustaleniami z klientami, więc nie pojawią się tu jako logotypy. Piszę to wprost, bo w tej branży łatwo o ścianę znaczków, za którą nic nie stoi. Wszystko pozostałe, co pokazuję, to moje własne demonstracje i jest oznaczone jako demonstracje.

Często zadawane pytania

Ile trwa wdrożenie portalu B2B dla dystrybutora?

Przy gotowej platformie i jednej integracji z ERP: 6 do 10 tygodni. Przy rozwiązaniu pisanym od zera z regułami cenowymi i limitami kupieckimi: 4 do 6 miesięcy. Największym pojedynczym czynnikiem nie jest kod, tylko stan danych produktowych i dostępność osoby po stronie firmy, która rozstrzyga wątpliwości. Projekt, w którym decyzje czekają tydzień na odpowiedź, trwa dwa razy dłużej niż ten sam projekt z jednym decydentem dostępnym na godzinę tygodniowo.

Czy lepiej rozbudować obecny sklep, czy budować portal od nowa?

Rozbudowa ma sens, jeśli obecny sklep ma poprawnie zaprojektowane produkty i kontrahentów, a brakuje mu tylko funkcji B2B. Budowa od nowa ma sens, jeśli problemem jest model danych, na przykład gdy ten sam produkt istnieje jako trzy osobne wpisy albo gdy ceny są wpisane ręcznie w opisach. Reguła praktyczna: jeśli poprawka wymaga zmiany w więcej niż połowie tabel, przebudowa wychodzi taniej niż łatanie.

Co jest trudniejsze: integracja z ERP czy cenniki indywidualne?

Cenniki. Integracja z ERP jest pracochłonna, ale przewidywalna, bo dokumentacja istnieje i błędy są widoczne od razu. Reguły cenowe są trudne, bo często nie są nigdzie zapisane, tylko funkcjonują jako praktyka działu handlowego, a błąd ujawnia się dopiero na fakturze u klienta. Dlatego testowanie cenników na historycznych zamówieniach jest osobnym etapem, a nie formalnością.

Czy portal B2B da się zrobić na WooCommerce?

Tak i przy skali do kilkunastu tysięcy indeksów jest to sensowny wybór, bo ekosystem jest duży, a koszt startu niski. Granica pojawia się przy złożonych regułach cenowych i dużej liczbie jednoczesnych użytkowników, gdzie liczba wtyczek potrzebnych do złożenia całości sama staje się problemem utrzymaniowym. Przy takim rozmiarze rozwiązanie dedykowane bywa tańsze w trzyletnim rachunku niż stos kilkunastu płatnych rozszerzeń.

Czy kontrahenci w ogóle zaczną z tego korzystać?

Nie samo z siebie. Wdrożenia, które się przyjmują, mają zwykle trzy rzeczy: handlowiec dzwoni do swoich klientów i przeprowadza ich przez pierwsze zamówienie, w portalu jest coś, czego nie ma w mailu (historia zamówień, faktury do pobrania, stan realizacji), oraz przez pierwsze miesiące działa równolegle stara ścieżka. Nagłe wyłączenie zamówień mailowych kończy się tym, że klient zamawia u konkurencji.

Jakie dane muszę przygotować przed startem projektu?

Eksport kontrahentów z grupami rabatowymi, eksport indeksów z cenami bazowymi i stanami, lista rabatów indywidualnych, przykładowe faktury z ostatniego kwartału do testów cenników oraz opis pięciu najczęstszych sytuacji nietypowych. Ostatnia pozycja jest najważniejsza i najczęściej pomijana, bo to ona decyduje, czy portal obsłuży realną sprzedaż, czy tylko tę modelową.

Podobne teksty z bloga

• Platforma B2B dla hurtowni - ile kosztuje - widełki cenowe i składowe budżetu
• B2B vs B2C e-commerce - różnice i wybór platformy - dlaczego to dwa różne projekty
• Ustawnik.pl - case study portalu B2B - realne wdrożenie dla sześciu marek
• Portal klienta dla firmy - lżejszy wariant, gdy nie potrzebujesz pełnego sklepu