Strona dla firmy szkoleniowej - zapisy, dofinansowania i certyfikaty

Firma szkoleniowa, szkolenia techniczne dla przemysłu: „Mamy stronę z listą szkoleń. Ludzie dzwonią i pytają o terminy, których na niej nie ma, bo nie zdążyliśmy zaktualizować. Połowa pyta, czy da się to sfinansować z dofinansowania, a my za każdym razem tłumaczymy to samo."

Dwa zdania, dwa różne problemy, oba typowe dla tej branży i oba rozwiązywalne.

Firma szkoleniowa sprzedaje na jednej stronie dwa produkty o zupełnie różnych ścieżkach zakupu:

• Szkolenie otwarte: konkretny termin, konkretne miejsce, kilka osób z różnych firm. Decyzja szybka, cena znana, potrzebny zapis online.
• Szkolenie zamknięte: program dopasowany, termin ustalany, cała grupa z jednej firmy. Decyzja długa, cena negocjowana, potrzebne zapytanie ofertowe.

Strona, która traktuje jedno i drugie tak samo, obsługuje słabo oba.

Terminarz, który sam się nie dezaktualizuje

To jest funkcja numer jeden i jednocześnie źródło większości telefonów.

Szkolenie i termin to dwie różne rzeczy

Najczęstszy błąd w strukturze: jedna strona na jedno szkolenie, z datą wpisaną w treść. Przy zmianie terminu trzeba edytować tekst, a przy dwóch terminach tego samego szkolenia nie wiadomo, co zrobić.

Poprawnie: szkolenie to opis programu, a termin to osobny rekord przypięty do szkolenia. Jedno szkolenie ma wiele terminów, każdy z własną datą, miejscem, ceną, liczbą miejsc i statusem.

Zysk jest natychmiastowy: terminy minione znikają same, wolne miejsca liczą się automatycznie, a jedno szkolenie może mieć równocześnie termin w Poznaniu, w Katowicach i online.

Co musi być widoczne przy terminie

• Data i godziny, z informacją czy to jeden dzień, czy cykl
• Miejsce albo wyraźne oznaczenie formy zdalnej
• Cena netto i informacja o VAT, bo część szkoleń jest zwolniona
• Liczba wolnych miejsc albo status: są miejsca, ostatnie miejsca, lista rezerwowa
• Czy termin jest potwierdzony, czy zależny od liczby zgłoszeń

Ostatni punkt jest w tej branży istotny i rzadko obecny. Uczestnik, który dowiaduje się o odwołaniu szkolenia na trzy dni przed, zapamiętuje to na długo. Uczciwe oznaczenie „termin potwierdzony przy minimum sześciu zgłoszeniach" ustawia oczekiwania z góry.

Lista rezerwowa i powiadomienie o nowym terminie

Dwie tanie funkcje z wysokim zwrotem. Osoba, która trafiła na wyprzedany termin, jest gotowym klientem. Formularz „powiadom mnie o kolejnym terminie" zamienia straconą wizytę w zapis za dwa miesiące.

Zapis online, który kończy sprawę

Zapis na szkolenie otwarte powinien dać się wykonać bez rozmowy. Co jest potrzebne:

• Dane uczestnika: imię, nazwisko, e-mail, telefon
• Dane do faktury, bo w większości przypadków płaci pracodawca
• Możliwość zgłoszenia kilku osób naraz z jednej firmy, bez wypełniania formularza od nowa
• Wybór formy płatności: przelew na podstawie faktury, płatność online, dofinansowanie
• Akceptacja regulaminu i warunków rezygnacji

Zgłoszenie grupowe jest funkcją, o której często się zapomina, a to właśnie firmy wysyłające po trzy osoby stanowią większość obrotu. Formularz wymagający trzykrotnego przechodzenia tej samej ścieżki generuje telefon do biura.

Po zapisie: potwierdzenie mailem z programem, adresem i informacjami organizacyjnymi, faktura proforma jeśli taki jest tryb, przypomnienie na trzy dni przed i w przeddzień.

Dofinansowania, czyli osobna ścieżka

To jest w polskich realiach element, który najbardziej odróżnia stronę firmy szkoleniowej od zwykłej strony usługowej, i jednocześnie najczęstszy temat telefonów.

Baza Usług Rozwojowych to prowadzony przez PARP rejestr usług rozwojowych, przez który przedsiębiorcy mogą korzystać z dofinansowania ze środków unijnych. Firma szkoleniowa wpisana do bazy publikuje w niej swoje usługi z własnymi numerami identyfikacyjnymi.

Krajowy Fundusz Szkoleniowy to środki Funduszu Pracy na kształcenie pracowników, o które pracodawca wnioskuje w powiatowym urzędzie pracy.

Co z tego wynika dla strony:

Numer usługi z bazy przy każdym terminie. Klient, który korzysta z dofinansowania, i tak musi go znaleźć. Podanie go wprost oszczędza telefon i sygnalizuje, że firma w tym trybie działa.

Osobna strona wyjaśniająca ścieżkę. Kto może skorzystać, jakie są etapy, ile trwa, co musi zrobić pracodawca, a co robi firma szkoleniowa. To jest treść, która odpowiada na realne zapytania w wyszukiwarce i przyciąga ruch, którego konkurencja nie obsługuje.

Oznaczenie w wyszukiwarce szkoleń. Filtr „z możliwością dofinansowania" przy liście terminów. Prosty, a mocno zawęża wybór dla właściwej grupy.

Formularz zgłoszeniowy uwzględniający tę ścieżkę. Przy wyborze finansowania z dofinansowania proces wygląda inaczej: zapis jest wstępny, potwierdzenie przychodzi po dopełnieniu formalności. To trzeba obsłużyć osobnym statusem, inaczej miejsca będą blokowane przez zgłoszenia, które się nie zmaterializują.

Warto zaznaczyć: szczegółowe zasady programów zmieniają się i zależą od naboru w danym regionie. Strona powinna tłumaczyć mechanizm i kierować do aktualnych źródeł, a nie powielać warunki, które za pół roku będą nieaktualne.

Szkolenia zamknięte, czyli druga ścieżka

Tu nie ma koszyka. Jest zapytanie ofertowe i powinno zbierać to, co i tak trzeba wiedzieć do wyceny:

• Temat lub obszar
• Liczba uczestników i ich poziom
• Preferowany termin i czy jest sztywny
• Miejsce: u klienta, w ośrodku, zdalnie
• Czy potrzebne są materiały i certyfikaty
• Czy szkolenie ma kończyć się egzaminem

Sześć pól, po których da się przygotować konkretną ofertę zamiast pytać o wszystko mailem. Warto dodać pytanie o budżet w formie przedziału, bo w szkoleniach zamkniętych rozpiętość jest ogromna i wycena bez tej informacji często mija się z oczekiwaniem.

Certyfikaty i materiały po szkoleniu

Obszar, w którym łatwo wyprzedzić konkurencję, bo większość firm wysyła certyfikaty mailem albo wręcza papier na sali.

Panel uczestnika z historią szkoleń, certyfikatami do pobrania w PDF i materiałami. Uczestnik, który za rok potrzebuje zaświadczenia do konkursu albo do akt osobowych, pobiera je sam zamiast dzwonić.

Weryfikacja certyfikatu pod unikalnym adresem. Każdy certyfikat z numerem i odnośnikiem albo kodem, pod którym da się sprawdzić jego autentyczność: kto, jakie szkolenie, kiedy, czy ważny. To jest funkcja tania, a bardzo dobrze odbierana przez działy kadr i przy szkoleniach z uprawnieniami.

Materiały z ograniczeniem czasowym albo bez. Decyzja biznesowa, ale warto ją podjąć świadomie i zakomunikować przed szkoleniem.

Czego nie robić

Listy szkoleń bez cen. W szkoleniach otwartych brak ceny odsiewa najwięcej zainteresowanych. Przy zamkniętych brak widełek ma sens, przy otwartych nie.

Kalendarza w formie pliku PDF. Ten sam problem co menu w restauracji: nieaktualny w tydzień, nieczytelny na telefonie, niewidoczny dla wyszukiwarki.

Opisów szkoleń pisanych językiem programu unijnego. „Celem szkolenia jest podniesienie kompetencji w zakresie" nie mówi nic. Uczestnik chce wiedzieć, co będzie umiał po szkoleniu, czego nie umiał przed.

Zdjęć stockowych sal konferencyjnych. Zdjęcia z własnych szkoleń, nawet zrobione telefonem, budują wiarygodność nieporównywalnie lepiej.

Ukrywania nazwisk trenerów. W szkoleniach kupuje się konkretną osobę. Biogram z doświadczeniem jest jednym z najsilniejszych elementów sprzedażowych.

Widełki

Jeśli firma prowadzi również szkolenia w formie nagrań i chce je sprzedawać, to jest osobny projekt, opisany w Platforma kursowa bez prowizji.

Co zmierzyć po trzech miesiącach

• Udział zapisów złożonych online bez kontaktu telefonicznego. Start zwykle 0, po kwartale realnie 40 do 70 procent przy szkoleniach otwartych.
• Liczba telefonów z pytaniem o terminy i ceny. Powinna wyraźnie spaść.
• Liczba zapisów na listę rezerwową, która zamieniła się w zapis na kolejny termin.
• Liczba zapytań o szkolenia zamknięte przez formularz, z rozbiciem na kompletne i wymagające dopytania.

Często zadawane pytania

Czy strona firmy szkoleniowej potrzebuje płatności online?

Przy szkoleniach dla firm zwykle nie jest to priorytet, bo dominującą formą jest przelew na podstawie faktury, a decyzję o płatności podejmuje księgowość, nie osoba zapisująca się. Płatność online ma natomiast sens przy szkoleniach dla osób prywatnych, przy niższych kwotach i przy szkoleniach zdalnych, gdzie dostęp jest przyznawany od razu. Rozsądne jest udostępnienie obu ścieżek i pozostawienie wyboru zgłaszającemu.

Jak obsłużyć zapisy na szkolenia z dofinansowaniem?

Osobnym statusem zgłoszenia, bo proces przebiega inaczej. Uczestnik rezerwuje miejsce wstępnie, a potwierdzenie następuje po dopełnieniu formalności po stronie pracodawcy i instytucji. Bez tego rozróżnienia miejsca są blokowane przez zgłoszenia, które nie dojdą do skutku, albo odwrotnie, uczestnik traci miejsce w trakcie załatwiania papierów. Warto też podawać przy terminie numer usługi z bazy, bo klient i tak będzie go potrzebował.

Czy publikować nazwiska i biogramy trenerów?

Tak i jest to jeden z najsilniejszych elementów przekonujących do zakupu, bo w szkoleniach kupuje się konkretnego człowieka, a nie program. Biogram powinien zawierać realne doświadczenie zawodowe, a nie listę kompetencji miękkich. Obawa, że trener zostanie podkupiony przez konkurencję, jest zrozumiała, ale w praktyce ukrywanie nazwisk kosztuje więcej sprzedaży, niż chroni.

Jak często aktualizować terminarz?

Przy poprawnej strukturze danych nie trzeba go aktualizować ręcznie prawie wcale. Terminy przeszłe znikają z listy samoczynnie, liczba wolnych miejsc zmniejsza się przy każdym zgłoszeniu, a status zmienia się automatycznie po osiągnięciu limitu. Praca ręczna sprowadza się do dodania nowych terminów, zwykle raz na kwartał. Konieczność częstej ręcznej edycji jest sygnałem, że daty są wpisane w treść zamiast istnieć jako osobne rekordy.

Czy warto prowadzić panel uczestnika?

Ma to sens, gdy firma prowadzi szkolenia powtarzalne i cykliczne, a uczestnicy wracają albo potrzebują zaświadczeń po czasie. Panel z historią szkoleń i certyfikatami do samodzielnego pobrania zdejmuje z biura stałą obsługę próśb o duplikaty. Przy szkoleniach jednorazowych i niewielkiej skali wystarczy wysyłka certyfikatu mailem, a panel będzie kosztem bez pokrycia.

Co zrobić, gdy termin trzeba odwołać?

Przewidzieć to w systemie, a nie obsługiwać mailem w pośpiechu. Potrzebny jest status terminu odwołanego, automatyczne powiadomienie wszystkich zapisanych, propozycja przeniesienia na inny termin jednym kliknięciem oraz jasna informacja o zwrocie, jeśli była płatność. Odwołania zdarzają się w tej branży regularnie i sposób ich obsługi wpływa na powroty uczestników bardziej niż samo odwołanie.

Podobne teksty z bloga

• Platforma kursowa bez prowizji - jeśli chcesz sprzedawać szkolenia w nagraniach
• System rezerwacji online - trzy podejścia UI - inne sposoby na wybór terminu
• Portal klienta dla firmy - panel uczestnika w szerszym ujęciu
• Płatności online na stronie - jeśli rozważasz płatność kartą